23 junho 2025
Introdução
O cenário fiscal brasileiro é dinâmico e exige atenção constante das empresas para se manterem em conformidade. Recentemente, o Ajuste SINIEF 02/2025 trouxe à tona discussões importantes sobre o prazo de guarda dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos. Essa mudança gerou dúvidas e, por vezes, interpretações equivocadas sobre as obrigações dos contribuintes. Neste blog post, vamos desvendar o que realmente significa esse ajuste e qual o impacto prático para o seu negócio.
O que é o Ajuste SINIEF 02/2025?
O Ajuste SINIEF 02/2025, publicado em 11 de abril de 2025, alterou o Ajuste SINIEF 08/22 e trouxe uma nova perspectiva sobre a guarda e o expurgo de arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos (DF-e). A principal novidade que gerou burburinho foi a menção a um prazo de 132 meses, ou seja, 11 anos, para a guarda desses arquivos [1].
É crucial entender que esse prazo estendido de 11 anos não se aplica diretamente aos contribuintes no que tange à sua obrigação de guarda dos arquivos XML. A confusão surgiu porque muitos interpretaram que as empresas teriam que armazenar seus documentos fiscais eletrônicos por esse período. No entanto, a maioria das fontes consultadas [2, 3, 4, 5, 6, 7] esclarece que a obrigação de guarda para os contribuintes permanece inalterada, seguindo o prazo de 5 anos, conforme o Código Tributário Nacional (CTN).
A quem se aplica o prazo de 11 anos?
O prazo de 132 meses (11 anos) refere-se à administração tributária, ou seja, aos órgãos fiscais. O Ajuste SINIEF 02/2025 estabelece que a guarda e o expurgo dos arquivos XML no padrão nacional devem ser mantidos por esse período pelos órgãos responsáveis pela autorização dos documentos. Isso visa garantir a segurança jurídica e a padronização dos processos fiscais em um horizonte de tempo mais longo para as autoridades fiscais [4, 6].
Para o contribuinte, a regra geral de guarda de documentos fiscais por 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da ocorrência do fato gerador, continua valendo. É fundamental que as empresas mantenham seus arquivos XML por esse período para fins de fiscalização e comprovação de suas operações.
Implicações Práticas para as Empresas
Mesmo que o prazo de guarda para os contribuintes não tenha sido alterado pelo Ajuste SINIEF 02/2025, é fundamental que as empresas mantenham uma gestão eficiente e segura dos seus arquivos XML. A correta guarda desses documentos é crucial para:
Dicas para uma Gestão Eficiente dos Arquivos XML:
1. Armazenamento Seguro: Utilize soluções de armazenamento seguras, como sistemas em nuvem ou softwares de gestão fiscal, que garantam a integridade e a disponibilidade dos arquivos.
2. Organização: Mantenha os arquivos XML organizados e de fácil acesso, utilizando padrões de nomenclatura e pastas que facilitem a localização.
3. Backup: Realize backups periódicos dos arquivos para evitar perdas em caso de falhas de hardware ou outros imprevistos.
4. Validação: Verifique a validade e a autenticidade dos arquivos XML recebidos de fornecedores para evitar problemas futuros.
5. Conhecimento da Legislação: Mantenha-se atualizado sobre a legislação fiscal para garantir a conformidade de sua empresa.
Conclusão
O Ajuste SINIEF 02/2025, embora tenha gerado alguma confusão inicial, reforça a importância da gestão dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos. Para os contribuintes, o prazo de guarda de 5 anos permanece inalterado, mas a necessidade de um armazenamento seguro e organizado é mais evidente do que nunca. Ao adotar boas práticas na gestão desses documentos, as empresas garantem sua conformidade fiscal, evitam problemas com o fisco e contribuem para a segurança jurídica de suas operações.
Esse texto é meramente informativo. Consulte as legislações vigentes e jurisprudências atualizadas sobre o assunto.
Referências
[1] AJUSTE SINIEF 2/25 — Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ). Disponível em: https://www.confaz.fazenda.gov.br/legislacao/ajustes/2025/ajuste-sinief-2-25
[2] AJUSTE SINIEF 02/2025 – Regulamentação do prazo de … – Lacerda Diniz. Disponível em: https://lacerdadiniz.com.br/ajuste-sinief-02-2025/
[3] Prazo de guarda de XML sofre alteração, mas não ao … – IOB Notícias. Disponível em: https://noticias.iob.com.br/prazo-guarda-xml/
[4] Entenda as Mudanças do Ajuste SINIEF nº 2/2025 – Fiscontech. Disponível em: https://www.fiscontech.com.br/post/novo-prazo-de-armazenamento-dos-arquivos-xml-entenda-as-mudan%C3%A7as-do-ajuste-sinief-n%C2%BA-2-2025
[5] Guarda e Armazenamento após Ajuste Sinief nº 2/2025 – CRC-CE. Disponível em: https://www.crc-ce.org.br/2025/04/nota-fiscal-eletronica-guarda-e-armazenamento-apos-ajuste-sinief-no-2-2025/
[6] Esclarecimento – Ajuste SINIEF nº 02/2025 não altera o … – Paulicon. Disponível em: https://paulicon.com.br/2025/06/09/esclarecimento-ajuste-sinief-no-02-2025-nao-altera-o-prazo-de-guarda-dos-df-e-pelos-contribuintes/
[7] Novo ajuste SINIEF exige guarda de documentos fiscais … – Contábeis. Disponível em: https://www.contabeis.com.br/artigos/70492/novo-ajuste-sinief-exige-guarda-de-documentos-fiscais-por-11-anos/
Advogada e Contabilista
OAB/MG 146.645 – CRC/MG 079.472
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